Especificaciones técnicas para comprar tecnología: cómo pedir lo que necesitas sin direccionar la compra

Hay dos maneras frecuentes de equivocarse al pedir tecnología. La primera es copiar la ficha técnica del modelo que alguien vio en una feria, con sus medidas exactas y sus nombres comerciales: solo esa marca cumple, los demás postores observan las bases y el proceso se retrasa o se cae. La segunda es pedir «una computadora de buena capacidad»: gana el equipo más barato, no sirve para el trabajo y la entidad no puede rechazarlo, porque cumple lo que se escribió.

Entre esos dos extremos hay un método. Consiste en describir lo que el equipo o el servicio tiene que lograr y traducirlo en características medibles que más de un fabricante pueda ofrecer.

Lo que dice la norma

La Ley N.° 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, dispone en el numeral 46.3 de su artículo 46 que el requerimiento debe permitir que los proveedores participen en igualdad de condiciones, sin obstaculizar la competencia ni direccionar la contratación a un proveedor determinado.

Su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N.° 009-2025-EF, lo baja a detalle en el numeral 44.6 del artículo 44: el requerimiento no puede incluir exigencias desproporcionadas o innecesarias que limiten la concurrencia, ni hacer referencia a la procedencia, el fabricante, la marca, la patente o el origen, ni usar una descripción que oriente la compra hacia ellos.

La única salida para pedir una marca es la compatibilización del requerimiento. Procede cuando la entidad ya tiene un equipamiento y lo que necesita comprar es accesorio o complementario de ese equipamiento e imprescindible para que siga funcionando. Un ejemplo típico son las licencias y el soporte del firewall que la institución ya tiene instalado. La regulan la Directiva N.° 0001-2025-EF/54.01 del Ministerio de Economía y Finanzas y exige un informe técnico sustentado, que debe describir el equipamiento existente, el bien o servicio requerido y su uso, justificar la necesidad, identificar a los responsables y fijar un periodo de vigencia. La aprueba la autoridad de la gestión administrativa de la entidad y la aprobación se publica en su sede digital dentro de los tres días hábiles siguientes.

Describe la función, no el modelo

El punto de partida es una pregunta sencilla: ¿qué tiene que poder hacer esto, y en qué condiciones? Con la respuesta escrita, cada característica técnica se justifica sola.

• Computadoras. En lugar de nombrar un procesador, describe el trabajo: hojas de cálculo grandes, videollamadas mientras se usan otros programas, diseño gráfico. De ahí salen la memoria mínima, el tipo y el tamaño del almacenamiento, el rango de pantalla, los puertos y la duración de la garantía.
• Servidores. Cuántos usuarios atenderá, cuánto crecerá la información en los próximos años y qué tan grave es que se detenga. Esa última respuesta define si hacen falta fuentes de energía redundantes y una garantía en sitio con un tiempo de respuesta comprometido.
• Software y licencias. Las funciones que se necesitan, el número de usuarios y con qué sistemas debe integrarse. Si la integración solo es posible con un producto, ese es el caso para evaluar una compatibilización.
• Servicios. Los entregables, los plazos, los niveles de atención y un perfil del personal proporcional a la tarea. Pedir diez años de experiencia para instalar veinte puntos de red reduce la competencia sin mejorar el resultado.

Usa mínimos y rangos en lugar de valores exactos. «Pantalla de 14 a 15.6 pulgadas» deja competir a varios fabricantes; «pantalla de 14.2 pulgadas» probablemente describe un solo modelo.

Errores que suelen terminar en observaciones

• Copiar la ficha de un fabricante con sus nombres comerciales y medidas exactas.
• Pedir una certificación, un color o un accesorio que solo ofrece una marca, sin una razón técnica.
• Exigir una experiencia del postor desproporcionada al monto o a la complejidad del trabajo.
• Fijar plazos de entrega que solo puede cumplir quien ya tiene el equipo en stock.
• Incluir requisitos que nadie podrá verificar al momento de la entrega.
• Olvidar la garantía, el soporte, la capacitación y la entrega de documentación, que suelen pesar más que el equipo en el resultado final.

Antes de cerrar el requerimiento

1. Comprueba que al menos dos o tres fabricantes distintos cumplen cada característica pedida. Si una sola marca cumple una de ellas, revísala o sustenta por qué es indispensable.
2. Pide que la oferta indique la marca y el modelo propuestos, con su ficha técnica. Eso no orienta la compra y permite comparar.
3. Define desde ahora cómo se verificará cada característica al recibir los bienes: con qué documento, con qué prueba y quién la hará.
4. Pide a alguien ajeno al área usuaria que lea el requerimiento. Si con el texto no puede imaginar qué se está comprando, el proveedor tampoco podrá.

Ese tercer punto suele olvidarse. Un requerimiento bien escrito facilita la conformidad, porque permite comprobar en campo, lote por lote, que lo entregado es lo que se contrató. Cuando el texto es ambiguo, la recepción se convierte en una discusión sobre qué quiso decir el requerimiento.

Esta nota resume la norma en términos generales y no constituye asesoría legal. Cada contratación se rige por su requerimiento, sus bases y la normativa vigente al momento de la convocatoria.