Servidor propio o nube: los costos que no aparecen en la cotización

La comparación suele hacerse así: el servidor cuesta una suma que se paga una vez, la nube cobra todos los meses, se multiplica la mensualidad por tres años y el servidor parece ganar con holgura. El cálculo está incompleto por los dos lados. El servidor trae gastos que llegan después o que se pagan desde otros presupuestos, y la nube tiene cobros que no figuran en la tarifa básica.

Lo que cuesta tener un servidor en la oficina

• Energía y aire acondicionado. El servidor funciona las 24 horas, todos los días, y el cuarto donde está necesita mantenerse fresco.
• Energía de respaldo. Una UPS que lo mantenga encendido durante un corte y lo apague en orden si el corte se alarga. Sus baterías se cambian cada pocos años.
• Licencias. Sistema operativo, base de datos, antivirus y software de respaldo. Algunas se cobran por procesador o por usuario, y se renuevan.
• La copia fuera del local. Si el servidor y su respaldo están en la misma oficina, un robo, un incendio o una inundación se llevan los dos. La copia tiene que estar en otro lugar, y eso también tiene un costo.
• El tiempo de alguien. Actualizaciones, revisiones, el disco que avisa que va a fallar y la emergencia del sábado. Si lo hace una persona de la empresa, su tiempo cuenta, aunque no aparezca en ninguna factura.
• El fin de la garantía. La garantía del fabricante suele cubrir de tres a cinco años. Después, cada repuesto se paga aparte y conseguirlo puede tomar días.

Lo que cuesta la nube y casi nadie calcula

• La salida de datos. Muchos proveedores cobran por la información que sale de la nube hacia internet o hacia la oficina. Con sistemas que descargan mucho, ese cobro puede pesar más que el propio servidor.
• Lo que se acumula. Copias instantáneas, discos de pruebas y servidores que alguien encendió para un proyecto y nadie apagó. Cada uno factura todos los meses.
• El tipo de cambio. La mayoría factura en dólares: el mismo servicio cuesta distinto cada mes en soles.
• La conexión de la oficina. Si el sistema está en la nube, sin internet no hay sistema. Un segundo enlace de respaldo pasa a ser parte del costo.
• El soporte. El plan básico de muchos proveedores atiende por correo y sin plazos garantizados. La atención rápida se contrata aparte.
• La salida del proveedor. Mover la información a otro lado tiene un costo en transferencia y en horas de trabajo. Conviene saber cuánto antes de entrar.

Cómo compararlos en la misma hoja

La comparación justa usa el mismo horizonte para los dos, de tres a cinco años, que es lo que suele durar un servidor. En una columna va todo lo del servidor propio: compra, instalación, energía, UPS, licencias, copia externa, horas de mantenimiento y reemplazo de piezas. En la otra, todo lo de la nube: mensualidad, almacenamiento, salida de datos, soporte, segundo enlace de internet y el trabajo de migrar.

Falta una fila que casi nadie llena: cuánto le cuesta a la organización una hora sin el sistema. Si se detiene la facturación, la atención o las clases, esa cifra suele decidir más que cualquier diferencia de precio, porque define cuánto conviene invertir en que no se caiga.

Cuándo conviene cada uno

Un servidor propio tiene sentido cuando la información no debe salir de la institución por norma o por su sensibilidad, cuando la carga de trabajo es alta y constante, cuando la conexión a internet del local no es confiable o cuando un sistema necesita equipos conectados físicamente.

La nube conviene cuando el crecimiento es incierto, cuando hay varias sedes o personas que trabajan fuera de la oficina, cuando no hay quien mantenga un servidor o cuando el sistema debe estar disponible aunque la oficina se quede sin luz.

Muchas organizaciones terminan en un punto intermedio: el sistema principal en un servidor propio y la copia de respaldo en la nube, o al revés. Ese esquema reparte el riesgo y suele ser el más fácil de justificar ante la dirección.

Hemos trabajado en las dos direcciones. Para un proveedor de servicios trasladamos su almacenamiento local a un servidor de archivos en la nube, y para una distribuidora de metales instalamos un servidor propio con su energía de respaldo para el sistema contable.